GTD con GTG

Ho approfittato di queste vacanze per leggere il metodo di organizzazione di lavoro proposto da David Allen  nel suo Getting Thing Done (GTD per gli amici).

Premetto che il metodo risulta interessante e il libro di piacevole lettura (oltre a essere utile per migliorare il mio inglesorum, anche se ne esiste una traduzione italiana… “Detto fatto”), ma sostanzialmente trascina per quasi trecento pagine ciò che ben riassume wikipedia. Capisco che un condensato di 30 pagine non avrebbe venduto poi molto :-)

In questi giorni ho provato diversi software GTD compliant (la lista è infinita), ma personalmente li ho trovati tutti troppo rigidi complessi e barocchi. Il metodo di David Allen dovrebbe servire a liberare la propria mente da tutte le azioni incomplete che ci assillano, credo che per farlo sia meglio uno strumento che non implichi altro stress.

Dunque è quasi meglio provare a gestire un sistema GTD in cartaceo o, come ho fatto io, attraverso un software molto snello come Getting Things Gnome (GTG).

GTG come recita il nome stesso è un software pensato per gnome (quindi per linux, anche se ne esiste una versione per windows la cui installazione è al momento abbastanza un parto).

Sostanzialmente con GTG abbiamo solo due opzioni per gestire il nostro approccio GTD: tag e sottoattività.

Ho letto nella mailing list di GTG un suggerimento di usare attività dettagliate in sottoattività in luogo dei progetti previsti da GTD, ma io in questo primo tentativo ho preferito gestire tutto attraverso tags.

Ho iniziato creandomi un tag Azioni che poi ho dettagliato secondo il contesto in cui quell’azione può occorrere, in particolare:

  • Agenda
  • Casa
  • Chiamate
  • Computer
  • InAttesa
  • InGiro
  • LeggereRivedere
  • Online
  • Ovunque
  • Università

Alcuni di questi (Agenda e InGiro) sono stati ulteriormente dettagliati a seconda delle persone con cui parlare o dei luoghi dove andare (es posta, biblioteca, supermercato).

GTDFree (un altro software per GTD) e altri software (come il noto ThinkingRock) scindono il concetto da azione da quello di “next action” (la prossima azione da fare per portare avanti un “progetto”). E quindi è possibile elencare tutta una serie di attività anche se queste sono concatenate, es il mio progetto EAC2TM potrebbe includere:

  • aggiornare EAC2TM alla versione 0.3 (contesto @Computer)
  • pubblicare EAC2TM version 0.3 (@Online)
  • inviare mail a mailing list su aggioramento EAC2TM (@Online)

Ovviamente la seconda e terza attività sono subordinate alla prima, abbiamo dunque due modi per gestire il tutto: prevederle già tutte e tre come azioni e usare un tag  aggiuntivo “next action” per marcare la prima (soluzione alla GTD free) o inserire come azione solo la prima, mentre le altre le possiamo registrare nel relativo progetto.

Io preferisco questa seconda opzione, del resto non mi serve a nulla sapere che quando sono online potrei pubblicare EAC2TM se non l’ho ancora finito.

Edit: dopo qualche test ho scoperto l’utilità delle sottoattività, per cui userò i tag per macroprogetti e “topic”, mentre le sottoattività per raggruppare attività concatenate ma che non generano un progetto duraturo nel tempo (ad esempio: aggiustare scooter che si dettaglia in chiedere consiglio a X, chiamare meccanico Z, ritirare scooter etc)

Come dicevo ho preferito gestire anche i progetti come tag (annidati) e allo stesso modo è possibile gestire il “prima o poi” (Somedays) eventualmente anche questo dettagliato in sottoelementi (film, skill, musica, libri etc).

Similmente potremmo gestire il tickler… ovvero i nostri promemoria. Potremmo proprio creare uno schedario (virtuale) come suggerito in GTD: ad esempio creando un tag tickler, un sottotag gennaio etc. Oppure potremmo inserire tutto dentro il tag tickler e usare il calendario per marcare il promemoria.

Oggi ho passato circa 3-4 ore a processare tutte le attività aperte che mi girovagavano per la mente, il lavoro non è certamente finito, ma il mio GTG attualmente risulta così:

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