Liberiamo la posta in arrivo!

Una degli aspetti su cui insisto molto nei miei corsi di PDA (Personal Digital Archiving) è la necessità di liberare l’inbox.

Come dice il nome stesso l’inbox è per la posta in arrivo, non per l’i
mmagazzinamento delle email (che, per inciso, leggo oggi che va scritto senza trattino)… Del resto, pensiamoci un attimo, nessuno di noi apre la posta “fisica” la legge e poi indeciso sul da farsi la richiude e la mette nella cassetta della posta.

Eppure nella mia esperienza ho visto di tutto:

  • inbox con migliaia di messaggi
  • inbox in cui venivano segnalate le mail importanti come non lette (hai 356 nuovi messaggi…mah)
  • inbox piena di messaggi con allegati ai fini di backup
  • inbox piena di messaggi con allegati da utilizzare su un’altra postazione autoinviati
  • inbox piena di reminder e appuntamenti
  • e tanti altri comportamenti ben evidenziati da uno studio di Marshall del 2008

Anticipo un’obiezione: in alcuni di questi comportamenti non c’è nulla di male, ad esempio nell’usare la mail per reminder.
Vero, ma forse esistono strumenti maggiormente adeguati per gestire queste esigenze e, in ogni caso, sarebbe bene immagazzinare i reminder da una parte e non lasciarli a marcire nella casella della posta in arrivo anche una volta passati.

Ciò che per me è stato di grande aiuto nel liberare la mia inbox è stato un’applicazione sistematica del metodo GTD (di cui avevo già accennato in passato):

  1. Dopo aver letto la email di turno chiedetevi: richiede un’azione come risposta?
  2. se la risposta è no:
    1. O va nel cestino
    2. O è qualcosa che volete rivedere in futuro (es. il depliant delle vacanze, ma voi non sapete quando avrete le ferie) e allora va nell’incubatore
    3. O è qualcosa che vi serve come riferimento (es le linee guida sull’applicazione di REICAT a SBN) e allora va nel vostro schedario
  3. se la risposta è sì chiedetevi se è quacosa che tocca a voi:
    1. se non è vostro compito delegate e mettete la mail in attesa
    2. se invece dovete svolgere voi il compito, se impieghereste meno di due minuti fatelo! Non rimandate la mail, impiegheremo più tempo a rileggerla in futuro e rispondere (quante volte ho posticipato la risposta che alla fine era un semplice “ok confermo la riunione di domani”…)
    3. se invece tocca a noi rispondere a quella mail, ma è questione più complessa segnamola come da fare (volendo si può approfondire nella tipica gestione di GTD dividendo fra agenda, chiamate, al computer, online etc… ma per le mail è meno significativo, nel mio caso è stato sufficiente segnarle come da fare) e togliamola dall’inbox (spostandola in una cartella, archiviandola, etc.)

Come fare tutto questo con le mail? Non serve replicare anche lì un intero sistema GTD, ma basta avere tre cartelle/etichette/icone speciali da applicare a seconda se le mail sono in attesa, da fare o come riferimento.

Ad esempio in gmail io ho utilizzato 3 “special star” in modo da poterle richiamare in un blocco unico (tramite il link “speciali”) o anche per singola tipologia (con la query, ad esempio, has:yellow-star). Risultati simili si possono ottenere con tre diverse cartelle, etc.

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