Archimista tips & tricks #13: copiare o selezionare le cartelle contenenti gli oggetti digitali di un fondo (script)

Questa è una situazione classica, tanto è vero che è stata chiesta spesso nel forum: quando si esporta in AEF vengono esportati i soli dati (link etc) degli oggetti digitali, non le immagini stesse.

Queste rimango nella directory delle immagini di Archimista e se si vuole copiare anche queste l’operazione va fatta a mano. Recita il vetusto (ma in questo ancora valido) manuale:

Si ricorda inoltre che degli oggetti digitali vengono esportate le informazioni (associazione con l’entità, indirizzo, titolo, descrizione), ma non il file stesso che dovrà essere copiato a mano nella directory predisposta per ospitare gli asset digitali (di default digital_objects all’interno di application/public).

E la procedura secondo me funziona abbastanza nel senso che di solito ha senso copiare le immagini solo alla fine, non serve portarsele dietro sempre nel file AEF (un po’ come quando si scrive in word e sarebbe cosa buona e giusta non incorporare le immagini ma tenerle separate).

Ma anche qui c’è un ma. E’ tutto molto bello finché sulla macchina abbiamo un solo fondo. Certo con un solo fondo tutto ciò che sta dentro a digital_objects pertiene a quel fondo. Quando i fondi diventano 50, di cui 30 hanno immagini (centinaia di immagini) collegate ecco che diventa un filo (eufemismo) complicato riuscire a sapere quali cartelle fra le migliaia presenti in digital_objects copiare.

La soluzione ottimale sarebbe poter scegliere in fase di esportazione se includere nel file AEF anche le immagini (intesi proprio i file) che così verrebbero copiati automaticamente in fasi di importazione. Nell’attesa di un’eventuale miglioria in tal senso ecco uno script che risolve questa situazione.

Lo script seleziona tutti gli oggetti digitali collegati a un fondo (ai suoi sottolivelli e alle unità che compongono il fondo) e elenca le cartelle in cui sono o copia direttamente queste cartelle in una destinazione a piacere. Come funziona?

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Archimista tips & tricks #12: generare automaticamente le segnature (script)

Un’utile funzione di Archimista è quella di generare automaticamente la segnatura definitiva a partire dai campi busta e fascicolo.

Una delle richieste più comune da parte degli operatori sul campo è quella di poter applicare questa funzione su un intero fondo e quella di poter cambiare le etichette usate per busta (b.) e fascicolo (fasc.) eventualmente anche per forzare l’utilizzo nei casi in cui non ci sia una busta in gioco.

Ecco un semplicissimo script che fa proprio questo. Come funziona? Continua a leggere

Archimista tips & tricks #11: caricare automaticamente immagini in Archimista

Uno dei miglioramenti più significativi di Archimista 1.2 rispetto alla versione 1 e 1.1 è nella gestione delle immagini digitali.

Infatti ora è possibile caricare più immagini digitali contemporaneamente. Ossia posso con una sola operazione attaccare diverse (1000, 800… milioni, numeri che fanno girare la testa cit Ingegner Cane) immagini a una singola unità. Ad esempio posso caricare 800 pagine di un registro collegandole alla relativa unità.

Tutto molto bello (e direi che questa funzionalità è ben fatta… e  detto da uno che si lamenta sempre… ;-) ), ma c’è un MA…

Ma spesso la digitalizzazione e la descrizione non avvengono contemporaneamente e in caso di grossi fondi diventa una pena riaprire la singola unità, andare in inserisci immagini, selezionare tutte le immagini, aspettare che carichi le immagini e generi le derivate e ripetere questo processo per tutte le unità nel fondo.

Ecco il caso concreto: qui all’ente per cui lavoro stiamo descrivendo e digitalizzando la serie affari di P. Tacchi Venturi SJ. Una serie molto importante, come si può facilmente immaginare, composta da circa 2700 unità.

Abbiamo affidato questo gravoso compito al bravo archivista Sergio Palagiano, già responsabile per noi dell’inventario Roothaan.

Oltre a dover descrivere e ordinare le 2700 unità dovrà anche digitalizzare i 5 metri lineari di materiale. Capite che se da un lato sarebbe molto utile e di impatto poter includere le immagini in Archimista per poi vederle in ArchimistaWeb, dall’altro risulta eccessivamente gravoso associarle a mano per 2700 unità.

Per fortuna questo lavoro sarà svolto da questo script . Come funziona? Continua a leggere

Archimista tips & tricks #10: installare Archimista su Mac [OS X 10.6 e oltre]

Eccoci qui, credo che questo post sia stato atteso dal rilascio di Archimista nell’aprile del 2012.

Scusate il ritardo ma non ho mai avuto un Mac, infatti questa guida è in buona parte merito anche delle colleghe Simona Cometti e Antonella D’Antoni. La prima non si è arresa alle difficoltà di installazione e ha portato avanti una discussione su archiviando in cui si sono toccati i vari passi di installazione, nonché ha creato una prima guida da cui questa trae spunto. La seconda si è prestata a testare questa guida installando Archimista con successo su Maverick.

Dati i giusti meriti ecco la guida
https://www.dropbox.com/s/r22a818ok5jdd … c.pdf?dl=0

Ogni feedback è benvenuto

Archimista tips & tricks #9: installare ArchimistaWeb su linux [ubuntu 14.04]

Al convegno Bibliostar 2014 è stato presentato ArchimistaWeb (si veda sul forum archiviando le slide e la registrazione degli interventi a cura di Sergio Primo Del Bello), contemporaneamente Codexcoop ha rilasciato i sorgenti dell’applicativo.

ArchimistaWeb è – come il nome suggerisce – il modulo di pubblicazione delle banche dati archivistiche redatte con Archimista.

In un altro post sintetizzerò le impressioni che ho avuto provando questo nuovo, atteso (e utile) modulo, qui invece qualche appunto su come installarlo: Continua a leggere

Archimista tips & tricks #8: installare Archimista server su linux (reload) [ubuntu 14.04]

Uno dei miei post più letti su Archimista è quello relativo all’installazione su server linux (in particolare ubuntu 12.04).

Quel documento è in parte superato in modo specifico per l’ultima versione di ubuntu 14.04 uscita di recente. Ad esempio ruby 1.8.7 non è più incluso tra i pacchetti disponibili visto che, come segnalavo, non è più supportato. Se avete installato ruby1.8 in una versione precedente di ubuntu all’aggiornamento vi chiederà di disinstallarlo.

Inoltre le ultime versioni di alcune gemme non sono più compatibili con ruby 1.8 sicché bisogna specificare la versione da installare in modo che sia compatibile.

A grandi linee i possaggi che ho seguito per installarlo su ubuntu 14.04 sono: Continua a leggere

Archimista tips & tricks #7: stampare gli indici (prima puntata)

Una delle richieste che ricorre sul forum di Archimista (all’interno del forum dell’ANAI Archiviando) è la possibilità di stampare nell’inventario gli indici.

Nella versione 1.2 i report sono stati rivisti in maniera sostanziale. Soprattuto l’inventario e in modo particolare l’uscita RTF. Tuttavia necessitano ancora di cura, non tutti i campi sono stampati in entrambe le tipologia di report (inventario RTF / inventario HTML-PDF) etc.

Soprattutto non vengono stampati gli indici.

Devo essere onesto: fino a poco fa non avevo utilizzato molto gli indici. Recentemente però si è (quasi) concluso qui a lavoro un inventario analitico (a livello di documento) in cui l’archivista che se ne è occupato ha redatto 1800 e più voci di indici. Capite bene che se non fossimo riusciti a stamparli mi avrebbe atteso con il forcone fuori dalla porta.

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