Come valutare i software di inventariazione archivistica?

Questo è l’interrogativo che mi sono posto la scorsa settimana.

Dato che l‘archivio per cui ho iniziato a lavorare intende avviare la creazione di strumenti di corredo e intende creare un po’ di basi dati interrogabili, quale software usare e su che base sceglierlo (aldilà delle mie preferenze personali e dei miei lavori pregressi)?

Come accennavo oggi in un commento al blog archivistica e dintorni (nuovo indirizzo, segnatevelo) abbiamo provato a disegnare qualche use cases, qualche scenario di utilizzo. A partire dalle meno formalizzate (graficamente), ma a mio avviso più utili user stories.

Niente di scientifico, per carità, ma senza pretesa di universalità né di scrivere un articolo su questa base, ne abbiamo estratto una ventina di requisiti funzionali (e non funzionali) raggruppati in tre gruppi:

Requisiti per gli utenti:

  • Ricerca (indici)
  • Ricerca (full text)
  • Stampa inventario
  • Collegamento con le immagini digitali
  • Descrizione specifiche per tipologie documentarie particolari
  • Formattazione testuale
  • Esportazione
  • Multilinguismo

Requisiti per gli operatori (per semplificarsi il lavoro):

  • Funzionalità di inserimento rapido
  • Funzionalità di riordino
  • Funzionalità di modifica struttura
  • Stampa etichette
  • Gestione dei permessi
  • Backup e salvataggio
  • Import

Requisiti/parametri tecnici:

  • Licenza
  • Costo
  • Ultima versione
  • Sviluppi
  • Supporto e assistenza
  • Versione web
  • Requisiti software

Ad ognuna di questa voce è stata poi attribuita un peso secondo le nostre esigenze e… ora si tratta di valutare un po’ di software, vedremo i risultati.

Come dicevo all’inizio, nulla di scientifico, ma è un approccio che credo funzioni (almeno per noi). Magari qualcuno può prendere spunto e adattare alla propria situazione (invece di scegliere il software X perché ce lo ha il vicino, o il software Y perché me l’hanno venduto come il più cool, o il software Z perché l’ho letto sul blog di Salvatore Vassallo…)

7 pensieri su “Come valutare i software di inventariazione archivistica?

    • Hai proprio ragione ed è proprio quello che ho pensato mentre scrivevo la relazione: “ah se avessimo fatto quel lavoro di cui si era parlato ormai un paio di anni fa a milano…”

      Troppi ritardi (di noi lombardi), troppo immobilismo. Magari è anche per questo che sono emigrato all’estero😉

  1. Pingback: xDams open source « Frammenti Semantici
  2. Trovo i parametri poco chiari… bisogna pensare che un software archivistico deve servire in primis agli archivisti e quindi presentare caratteristiche di: usabilità, intuitività, facilità nell’inserimento/spostamento/cancellazione dei dati (come hai giustamente descritto).
    Diversa è la questione dell’utenza, che ha bisogno di tutt’altri strumenti e che, almeno finora, non ho visto integrati in nessun software (da Archimista a Ica-atom, passando per Arianna, Sesamo, ecc. ecc.). Sbattere in faccia un albero archivistico a un utente che non sia un addetto ai lavori può essere estremamente fuorviante… bisogna farcelo arrivare per gradi… la famosa nota storico-istituzionale che deve essere reinventata per la consultazione web…

    • Trovo i parametri poco chiari…

      Se mi dici quali posso copia/incollare la descrizione completa o allegare il documento laddove servisse.
      Se invece intendi che non sono completi, beh non posso che concordare, come dicevo non credo di aver fatto uno studio degno di essere pubblicato

      bisogna pensare che un software archivistico deve servire in primis agli archivisti

      Immagino dipenda da cosa si intende con software archivistico. Se si intende un software per il data entry sì, posso concordare. Se sì intende il pacchetto completo beh no… Tenendo conto però che un data entry senza un “data esci” serve a zero, servirebbe solo ad esaltare l’ego dell’archivista di turno

      Sbattere in faccia un albero archivistico a un utente che non sia un addetto ai lavori può essere estremamente fuorviante

      Mah per la mia esperienza non credo che l’albero archivistico sia un problema… siamo abituati (da utilizzatori finali, non da schedatori) da decenni a usare la gerarchia dei folder dei windows manager a cui, probabilmente, l’albero archivistico si ispira.
      Che non sia il miglior strumento per rappresentare l’archivio concordo.
      Credo Michetti abbia scritto qualcosa a riguardo e io stesso ho da tempo un post in cantiere dal titolo “La visione ad albero degli archivi è realmente la più adatta?” (sottotitolo, a dirla alla Andrew Pace, “La visione ad albero degli archivi fa schifo?”) prima o poi riuscirò a finirlo

  3. Pingback: Incontro “Archivi e Web” a Firenze. Streaming e una riflessione « Frammenti Semantici
  4. Pingback: Come valutare i software di inventariazione archivistica. Seconda parte « Frammenti Semantici

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