Archimista tips & tricks #7: stampare gli indici (prima puntata)

Una delle richieste che ricorre sul forum di Archimista (all’interno del forum dell’ANAI Archiviando) è la possibilità di stampare nell’inventario gli indici.

Nella versione 1.2 i report sono stati rivisti in maniera sostanziale. Soprattuto l’inventario e in modo particolare l’uscita RTF. Tuttavia necessitano ancora di cura, non tutti i campi sono stampati in entrambe le tipologia di report (inventario RTF / inventario HTML-PDF) etc.

Soprattutto non vengono stampati gli indici.

Devo essere onesto: fino a poco fa non avevo utilizzato molto gli indici. Recentemente però si è (quasi) concluso qui a lavoro un inventario analitico (a livello di documento) in cui l’archivista che se ne è occupato ha redatto 1800 e più voci di indici. Capite bene che se non fossimo riusciti a stamparli mi avrebbe atteso con il forcone fuori dalla porta.

Ci sono diversi modi per stampare gli indici. Per questo nel titolo ho inserito un “prima puntata”. Non ho idea se seguiranno altre puntate per mostrare altri modi di estrarre gli indici, l’idea di massima rimane comunque la stessa.

Le modifiche dovranno riguardare:

  1. Far apparire le voci di indici nella descrizione delle unità (o dei complessi, nel nostro caso solo delle unità perché gli indici sono stati inseriti a quel livello)
  2. Stampare un riepilogo finale in ordine alfabetico che “punti” in qualche modo a quella unità

Dopo un po’ di discussioni si è deciso di operare sul report inventario in HTML /PDF (e non sul report RTF) e di fare in modo che nell’indice analitico finale compaia il numero di pagina a cui si trova la descrizione dell’unità (altre opzioni vagliate sono state la segnatura definitiva, il numero di sequenza etc).

Sicuramente il numero di pagina è più intellegibile da parte dell’utenza (nel caso di un inventario stampato o in PDF) il contro è che il procedimento per la generazione dell’inventario completo sarà in due fasi e sarà necessario passare per MS Word (no, non un elaboratori di testi, proprio word).

Le modifiche al report le trovate qua. In particolare:

  • stampa altre segnature
  • stampa lingue della documentazione
  • e soprattuto stampa in fondo alla descrizione dell’unità l’elenco delle voci di indici

Insieme alla tipologia, il lemma, la qualifica e la data viene però incluso anche un sacco di roba a partire da <!–[if supportFields]> in poi (riga 235) che è come Microsoft Word codifica le voci di indici.

Una volta generato il report da Archimista, prima di scegliere se lo vogliamo in PDF o in RTF, salviamo la pagina HTML (ctrl+s se usate la versione standalone lanciata dall’icona di Archimista e non collegandovi a localhost:3000 come invece spesso suggerisco).

A quel punto apriamo quella pagina HTML con WORD. Notiamo che tutto l’accroccio <!–[if supportFields]> etc non si vede, mentre se attiviamo la visualizzazione dei caratteri speciali e della formattazione (con ¶) a fianco alle voci di indici troviamo {NOME VOCE} che è proprio come Word codifica gli indici.

A quel punto posso andare in fondo e inserire l’indice analitico che mi verrà generato con i puntatori alle pagine (che potrò aggiornare automaticamente qualora effettuassi altre modifiche direttamente in Word che ne cambino l’impaginazione).

Se vi “fidate” (o semplicemente volete provare) di queste modifiche potete scaricarvi questo file e sostituirlo a quell’omonimo che trovate in c:\programmi\Archimista\application\app\views\reports o simileo C:\Program Files (x86)\Archimista\application\app\views\reports o simile a seconda di dove avete installato Archimista.

Lascia un commento

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...